Êtes-vous l’un de ceux qui luttent avec le temps et qui n’arrivent pas toujours à boucler leurs présentations dans le temps alloué? Lorsque vous aviez vos auditeurs dans la salle, peut-être méritiez-vous leur sympathie. Dans le monde virtuel, ils mettront fin à leur participation à votre rencontre d’un clic sur «Fin/Quitter la réunion» et Zap! les voilà déjà téléportés dans une autre rencontre!
Si cette situation se répète trop souvent pour vous, voici 5 causes de vos débordements ainsi que des pistes de solution :
1. Vous avez les yeux plus grands que…le temps alloué.
Généralement, on calcule que chacune de vos diapositives vaut l’équivalent d’une minute de texte. Rajoutez à ce temps, quelques minutes pour des remarques d’ouverture établissant une entrée en matière solide, pour des interruptions servant à clarifier quelques concepts pour vos auditeurs ou pour donner des exemples et des illustrations. Rajoutez 20-25% pour vous donner une marge de manœuvre et maintenant vous devrez revoir l’ampleur de cette présentation à la baisse. On vous donne 20 minutes? Dix à douze diapositives suffiront. N’oubliez pas de comptabiliser la période de questions.
2. Votre introduction traine en longueur.
Certains présentateurs mettent beaucoup de temps à mettre la table. Débuter une présentation avec des assises solides est certainement louable, mais décrire le problème ou la situation ne devrait pas dépasser de 2 à 3 minutes. Attention à ceux qui déballent leur curriculum vitae pour asseoir leur marque personnelle, étaler leurs faits d’armes ou démontrer leur crédibilité. Si c’est très court, très pertinent à cette présentation et très humble, peut-être est-ce indiqué, sinon de mauvais goût.
3. Vous n’en finissez plus de finir.
Concluez la présentation en 20 à 30 secondes tout au plus. Résumé, conclusion puis plus un mot! Quand c’est fini, c’est fini. Passez à la période de questions.
4. Vous voulez satisfaire tout le monde.
A chaque fois que vous êtes interrompus par une question ou un commentaire de l’auditoire, vous vous sentez obligé de faire suite à cette intervention dans le but d’établir un contact avec cet interlocuteur et de satisfaire pleinement à la requête. Faites preuve d’économie sinon les secondes se transforment en minutes coûteuses. Répondez aux questions très brièvement. Signifiez que vous avez entendu et compris les commentaires de vos auditeurs. Acceptez que tous vos auditeurs ne puissent être pleinement satisfaits en tout temps mais que finir en retard causera encore plus d’insatisfaction générale!
5. Votre générosité vous perdra.
Souvent un exemple, une anecdote ou une illustration suffit. Il est rarement nécessaire également d’expliquer tous les chiffres contenus dans un tableau ou un graphique. Il ne sera jamais nécessaire de faire la démonstration de tout ce que vous savez sur le sujet; c’est une présentation ou une défense de dissertation de thèse? Ce n’est pas non plus une entrevue de sélection, vous occupez déjà le poste!
Je vous laisse avec ces mots de sagesse.
Sed fugit interea, fugit irreparabile tempus, singula dum capti circumvectamur amore.
Mais en attendant, il fuit; le temps fuit sans retour, tandis que nous errons, prisonniers de notre amour du détail.
Le poète romain Virgile a écrit ces lignes il y a plus de 1700 ans. Toujours d’actualité.