Voici le contexte : vous venez de conclure une présentation d’affaires, technique ou scientifique devant un auditoire externe et le responsable de cet événement ou le client vous demande le jeu de diapositives que vous avez utilisé. Comment répondrez-vous à cette requête?
Tout dépend de l’utilisation que le demandeur en fera, mais en général, votre réponse devrait être un oui enthousiaste. Mais, avant d’appuyer sur le bouton envoyer de votre messagerie, un peu de réflexion stratégique s’impose.
Document pour suivre
Un court document préparé à l’avance avec les diapositives principales sans vos notes mais avec des plages pour la prise de notes pourrait être remis aux auditeurs au début de votre présentation. Beaucoup de membres de votre auditoire vous diront qu’ils écoutent plus efficacement quand ils peuvent lire et prendre des notes. Ajoutez vos informations de contact pour qu’ils puissent vous rejoindre au besoin.
Document de suivi
Vous pourriez prévoir un document soigneusement préparé à l’avance dans lequel vous fournirez les diapositives essentielles, un récitatif du contexte, des enjeux ainsi que votre recommandation finale. De cette façon vos auditeurs auront accès aux informations essentielles. Vous pouvez leur annoncer au début de votre présentation qu’un document contenant les informations essentielles de votre présentation leur sera acheminé dans les plus brefs délais et vous leur ferez parvenir tout de suite après votre allocution. N’oubliez pas d’y joindre les informations de contact.
Présentation édulcorée
J’ai l’habitude de prévoir un jeu de diapositives format condensé qui ne contient que les diapositives principales que je fais parvenir en mode PDF ou en mode lecture seule. Dans les deux cas, mes notes de bas de page sont invisibles et en mode lecture seule, personne ne peut modifier le jeu de diapositives.
Permissions
Certaines organisations ne permettent pas que des jeux de diapositives circulent en dehors de l’environnement de travail immédiat et encore moins chez des organisations clientes ou des partenaires externes. La diffusion de marques de commerce, les questions de conformité et la sensibilité des informations stratégiques seront souvent invoquées quand il s’agit de diffuser des jeux de diapositives.
Assurez-vous d’abord que vous avez les autorisations pour diffuser ces contenus.
Dire non
Enfin, si on vous demande votre jeu de diapositives avant votre allocution, la réponse devrait être un non poli car non seulement les messages pourraient être interprétés de façon malencontreuse, mais pour votre effet de surprise et votre façon de garder votre auditoire captivé, ce sera raté.
Dites-moi ce que vous faites quand on vous demande vos diapositives.