Dans les derniers jours j’ai eu à composer avec une quantité phénoménale d’informations et de détails à insérer (de force!) dans deux allocutions ou présentations devant auditoire. Le défi était de taille. Il s’agissait de s’assurer que les messages à communiquer soient clairs et mémorables sans s’étourdir dans la minutie et perdre la trame narrative de la présentation. L’écriture d’un script ou la composition de diapositives sans une armature solide aurait été mal avisée parce qu’elles me faisaient courir le risque d’oublier des détails importants et auraient nécessité beaucoup de temps de réécriture. C’est ici qu’il est bien avisé de recourir à un autre outil pour mater la grande quantité d’informations: le schéma heuristique ou la technique du Mindmapping. Plutôt que des listes et du texte présentés de façon linéaire, toute l’information sous forme de tableau calquant le fonctionnement du cerveau humain.
Une des présentations s’inscrivait dans le cadre d’une rencontre nationale des ventes et j’ai grandement simplifié l’envergure de mon exemple pour vous le présenter comme suit.
- J’ai commencé par inscrire au centre d’une page blanche dans un rectangle tracé maladroitement à la main le thème de l’allocution. : Rencontre nationale.
- A partir de ces mots, j’ai tracé des flèches Nord-Sud-Est et Ouest jusqu’à des boites dans lesquelles j’ai inscrit les parties de l’allocution : Remarques d’ouverture Corps, Résumé et Conclusion.
- Dans la partie Conclusion, j’ai inscrit le message principal de l’allocution : Solliciter nos clients inactifs pour augmenter notre chiffre d’affaires. C’est le message principal de l’allocution.
- Dans la partie Résumé, j’ai inscrit trois grands thèmes : 1) Campagne de marketing direct, 2) Présentation de nouveaux produits et services, et 3) Création d’un nouveau bassin de clients éventuels. Ce sont les moyens de parvenir à la recommandation de la conclusion.
- Puis dans la partie Corps, j’ai réfléchi à tous les outils dont les membres de l’équipe auraient besoin pour s’acquitter des trois actions inscrites à la partie Résumé, soit, par exemple, tout le matériel promotionnel utilisé pour parler des nouveaux produits et services, le calendrier de la campagne de marketing direct et son contenu. Chacun de ces sujets feraient l’objet d’une diapositive PowerPoint et d’une copie imprimée de ces informations à remettre à tous les participants.
- La partie Remarques d’ouverture s’est élaborée rapidement. Elle contient les mots : Bienvenue, Ordre du jour, Tour de table, Résultats 2023 et projections 2024, donc quatre nouvelles diapositives.
- J’ai dessiné une dernière flèche à partir du centre vers une section intitulée : Questions à prévoir qui s’est redivisée en Départs à la retraite, Nouveau recoupement des territoires de vente et Révision des incitatifs. C’est ici que j’ai préparé les réponses aux questions les plus difficiles.
Pendant que j’y étais, et sur la même page, j’ai dessiné les sections Participants, Logistique, Transport, Nourriture et boissons et Audio-Visuel. Puis j’ai laissé cette page bien remplie sur mon bureau pendant la nuit jusqu’au lendemain. De là, la composition des diapositives, des messages clés et de certains scripts ont été complétés en un temps record.
Il existe plusieurs logiciels et applications gratuites, à peu de frais et payantes pour réaliser un schéma heuristique rapidement, mais la méthode crayon-papier, qui a encore son charme, est toute simple. Bon succès!