Je demandais récemment à un client de me décrire son rôle au sein de son organisation. La réponse m’a paru comme une longue diatribe confuse qui m’a semblé être une justification de la nécessité de son poste. Il me semblait qu’il tentait de se convaincre. Pour ma part, loin de me convaincre, son exposé m’a laissé un doute à l’esprit. Comprenait-il vraiment son rôle au sein de son équipe?
Voici les raisons d’être plus concis ainsi qu’un aide-mémoire de cinq stratégies pour tronquer les présentations un peu trop généreuses.
Pourquoi être plus concis?
Parler avec concision permet de se concentrer sur les informations essentielles d’un message. Les informations superflues ne contribuent pas souvent à améliorer la clarté; au contraire, le surplus peut distraire du message principal voulu. Les communicateurs qui parlent de façon plus concise connaissent souvent des échanges plus constructifs parce que les gens qui les écoutent retiennent mieux ce qui a été dit. Les auditeurs peuvent aussi plus facilement prendre acte de ce qu’ils ont retenu et compris. Diffuser un message en moins de mots fait preuve de respect pour l’emploi du temps des auditeurs et contribue à faire de vous un professionnel plus crédible et un leader plus efficace.
Comment être plus concis?
1. Pensez à votre auditoire.
Quelles sont les informations essentielles dont votre auditoire a besoin pour bien comprendre la portée de ce que vous présentez et prendre une décision? Est-ce que des informations plus techniques peuvent être mises de côté sans compromettre la logique de ce que vous présentez
2. Faites un plan
Quelques lignes ou quelques mots clé sur une feuille de papier peuvent vous donner une structure plus économique et vous garder de prendre des routes secondaires pour expliquer votre message. Pour certains, un diagramme, un croquis, un schéma heuristique sont des outils rapides pour ériger l’armature de votre message.
3. Gardez-vous bien de surexpliquer
Trouvez la façon la plus simple d’expliquer votre message. Exercez-vous à faire votre présentation devant des néophytes ou un auditoire nouveau pour découvrir si le contenu est suffisamment vulgarisé et élagué de ces mots et explications superflues.
4. Enlevez ce qui n’a que peu de valeur
Les hésitations, mots de peu de valeur et transitions lourdes apparaissent souvent dans une allocution peu préparée. En vous exerçant avant la présentation, soyez conscient des «hem, hum», et autres hésitations que vous parsemez dans votre présentation; enregistrez votre allocution pour la réécouter. Les débuts de phrase comme «essentiellement, ce que je veux vous dire ou présenter, ce qu’il faut retenir ou comprendre» sont des formules qui n’ajoutent rien au message.
5. Utilisez une illustration
Une illustration, un exemple, un cas récent, une simulation pourraient être beaucoup plus captivantes qu’une explication de processus ou de marche à suivre technique. Une anecdote est un outil puissant pour illustrer un processus et garder l’attention de son auditoire. Ne sous-estimez pas la puissance du récit, mais gardez vos interventions courtes.