Lors d’une rencontre virtuelle de présentateurs professionnels d’expérience dans le cadre d’une activité de perfectionnement professionnel ce matin, la question suivante a été posée : Comment abordez-vous votre préparation lorsqu’on vous a demandé de présenter à l’interne ou à l’externe sur un sujet que vous maitrisez à l’aide de diapositives que vous maitrisez peu et que vous ne disposez pas de tout le temps nécessaire pour vous préparer?
Nombreux sont les professionnels qui ont dû dans le passé et doivent encore composer avec un tel scénario. Voici 5 idées qui pourraient vous aider à augmenter vos chances de succès :
- Narratif.
Passez en revue toutes les diapositives en survol et faites un résumé du contenu en une page ou moins, en grands titres et ou en schéma heuristique (Mind Mapping). Quelle est la séquence des sections et pourquoi? Quelle est la trame narrative du contenu? Comment pourriez vos résumer la présentation en quelques phrases? - Questions importantes.
Interviewez des personnes clé de l’organisation qui assisteront à cette présentation et ou qui commanditent cette présentation pour connaitre les motivations et besoins des auditeurs. Quel problème vos auditeurs doivent ils régler? Quelles sont les informations que ces auditeurs doivent maitriser à la fin de votre présentation? Que doivent ils/elles penser, ressentir ou faire, à la suite de votre allocation? Quels avantages vos auditeurs tireraient-ils de vous écouter? Demandez à vos auditeurs, dès le début de la présentation, quelles sont les informations et savoirs qui feraient de cette intervention un succès pour eux? - Outils visuels.
Atteindre les objectifs de vos auditeurs est plus important que de compléter la présentation de toutes les diapositives qu’on vous a confiées. N’hésitez pas à masquer de diapositives qui ne sont que des compléments d’information et pas strictement nécessaires à la compréhension. Les diapositives sont un outil comme tant d’autres mais non le seul outil à votre disposition. - Route secondaire.
Prévoyez de sortir complètement du contenu des diapositives si les échanges et discussions entre les participants sont plus riches et profitables que ce que vous avez à présenter. Si les objectifs de vos auditeurs sont atteints par le biais d’un autre moyen que la présentation de contenu, résistez à la tentation de présenter le contenu prévu pour cette allocution simplement parce que c’est ce qui avait été prévu. Un tableau blanc ou un chevalet de papier pourrait être votre meilleur allié pour colliger les idées générées par les discussions. - La boucle bouclée.
Préparez d’avance des questions à poser à vos auditeurs pour évaluer leur compréhension à la fin de votre intervention. Demandez leur comment ils appliqueront ces nouvelles idées. Sollicitez des exemples de progrès ou de réussite qu’ils/elles pourraient entrevoir en utilisant ce que vous leur avez proposé pendant votre allocution.